Allekirjoitukset, jotka eivät pääse rapautumaan
Haetaan hakemistostanne ja renderöidään käyttäjä-, yhtiö- ja kielikohtaisesti — sisäiset ja ulkoiset versiot mukaan lukien. Käyttäjä ei pääse muokkaamaan itseään vaatimusten ulkopuolelle.
← RatkaisutSovellus · Outlook
Jokainen sähköposti lähtee oikealla allekirjoituksella, oikealla mallipohjalla ja oikealla lakivaatimusten mukaisella lohkolla.
Sähköposti on organisaationne suurivolyymisin lähtevä dokumenttityyppi — ja yleensä vähiten hallittu. Kameleon hallitsee Outlookissa kahta asiaa: allekirjoituksia ja vastuuvapauslausekkeita käyttäjä- ja yhtiökohtaisesti sekä hyväksyttyjä sähköpostimalleja, joiden ansiosta vakioviestit valitaan sen sijaan että ne kirjoitetaan uudelleen.
MITÄ SE MAKSAA TÄNÄÄN
Päivittäinen kustannus, jota kukaan ei ole budjetoinut.
- Allekirjoitukset rapautuvat: vanhoja titteleitä, vanhoja logoja, vanhoja osoitteita, käsin muokattuina.
- Vastuuvapauslausekkeet ja yhtiötiedot puuttuvat tai kuuluvat väärälle lainkäyttöalueelle.
- Vakioasiakasviestit kirjoitetaan alusta — tai kopioidaan kollegan lähetetyistä viesteistä.
- Sävy, rakenne ja lakikieli vaihtelevat sen mukaan, kuka sattuu vastaamaan.
- Jokainen brändi- tai yhtiömuutos edellyttää, että tuhannet käyttäjät päivittävät Outlookin itse.
100 %
allekirjoituksista lakivaatimusten mukaisia lähetyshetkellä
1 julkaisu
päivittää jokaisen postilaatikon
Yhtiökohtaisesti
vastuuvapauslausekkeet ja lakivaatimusten mukaiset lohkot
Hyväksytyt
sähköpostimallit, valmiina lähetettäväksi
Mikä muuttuu maanantaiaamuna.
Sähköpostimallit tyhjän sivun sijaan
Hyväksytyt sähköpostimallit tarjouksiin, perehdytykseen, ilmoituksiin ja vakiovastauksiin — rakenne, sävy ja pakolliset lakivaatimusten mukaiset lohkot valmiina. Valitse, personoi, lähetä.
Vastuuvapauslausekkeet lisätään lähetyshetkellä
Luottamuksellisuusmerkinnät sekä lainkäyttöalue- ja yhtiötiedot liitetään automaattisesti sen jälkeen, kun käyttäjä — tai Copilot — on kirjoittanut viestin.
“Lähetämme päivässä enemmän sähköposteja kuin dokumentteja vuodessa. Allekirjoitukset ja vakiovastaukset olivat viimeinen kohta, jota kukaan ei tarkistanut.”
KENELLE TÄMÄ ON LAKIASIAINJOHTAJA, CMO JA IT
Sisäiset perustelut valmiina.
Yksi sähköposti ilman oikeaa vastuuvapauslauseketta riittää aiheuttamaan vahingon. Outlookilla on yhtiön suurin laajuus ja toistuvuus, mikä tekee siitä halvimman paikan poistaa lakivaatimusten mukaisuuteen liittyvä riski ja näkyvimmän paikan varmistaa brändin toteutuminen.
- Sulje organisaation suurin vaatimustenmukaisuuden katvealue.
- Vie brändiuudistus jokaiseen postilaatikkoon yhdellä julkaisulla.
- Lopeta tiimien omat tulkinnat asiakasviestien sanamuodosta.
- Anna Copilotin laatimille viesteille hyväksytty mallipohja ja pakollinen lakivaatimusten mukainen lohko.