Tuotannossa brändi-, IT- ja tietojohtamistiimeissä.

Susteralla oli meneillään kattava brändiuudistus, joka kattoi sekä suomalaisen että ruotsalaisen toiminnan, joilla oli erilaiset paikalliset käytännöt asiakasmateriaalin tuottamisessa.

Kameleon hallitsee mallipohjia, brändiä ja sisältöä keskitetysti molemmilla markkinoilla. Asiantuntijat avaavat Wordin tai PowerPointin ja saavat oikean, ajantasaisen materiaalin suoraan työkalun sisältä — ilman erillistä portaalia, josta pitäisi etsiä.

Ylläpidon työmäärä on minimaalinen, brändi näyttää samalta molemmissa maissa, ja asiantuntijat voivat luottaa siihen, että tukitoiminnot ovat jo tuottaneet oikeat rakennuspalikat.

Veikkaus punnitsi Office-mallipohjien tuottamista ja ylläpitoa itse tai konsultin avulla verrattuna hallittuun alustaan.

Koska tarve ulottui siistejä mallipohjia pidemmälle — mallipohjien hallintaan, jakeluun ja elinkaareen — he kilpailuttivat kattavan SaaS-mallipohjahallintaratkaisun ja valitsivat Kameleonin.

Brändinmukaiset dokumentit hallitaan, jaetaan ja laaditaan yhdestä paikasta, ja Kameleon mahdollistaa dokumenttien elinkaaren automatisoinnin.

Puustellin noin 60 hengen projektimyyntitiimi käsitteli tarjouksia, sopimuksia ja muita myyntidokumentteja päivittäin. Liiketoiminnan kasvaessa yhteiset käytännöt näiden dokumenttien laatimiseen ja ylläpitoon puuttuivat — ja manuaalinen uudelleenkirjoittaminen, tiedon etsiminen ja kopiointi veivät todellista aikaa.

Kameleon liitettiin heidän olemassa olevaan Microsoft Office -ympäristöönsä ilman suurta muutosprojektia. ERP-integraatio tuo ajantasaisen, asiakaskohtaisen tiedon suoraan dokumenttiin, mikä vähentää manuaalista syöttöä ja inhimillisten virheiden riskiä.

Käyttöönotto laajennettiin koko projektimyyntitiimiin pienen pilotin jälkeen. Uuden käyttäjän perehdytys kestää noin 30 minuuttia. Puustelli suosittelee Kameleonia julkisesti.

Lähtökohtana olivat brändiuudistus ja GDPR-huolet. Asiakirjat olivat hajallaan epäjohdonmukaisissa paikoissa epäjohdonmukaisilla metatiedoilla.

Kameleon yhtenäisti sähköiset dokumentit ja mallipohjat niin, että kaikki yrityksestä lähtevä on johdonmukaista ja ajantasaista. Tallennuspaikat selkiytyivät kaikille. Skannatut dokumentit sidottiin myöhemmin samaan metatietomalliin — skannaus vie ne suoraan taustajärjestelmään oikeilla tunnisteilla.

Ohjattu tallentaminen helpottaa päivittäistä työtä, ja kollegan sijaistaminen loman aikana on vaivatonta, koska dokumentit ovat todella löydettävissä.

Vantaan Energia tarvitsi tiedonhallintakäytännöt, jotka vastasivat koko organisaation tiedonhallintasuunnitelmaa.

Kameleon otettiin käyttöön vaiheittain, sovittaen mallipohjat, metatiedot ja tallennuspaikat suunnitelman mukaisiksi — niiden M365-työkalujen sisällä, joita henkilöstö jo käyttää.

Kameleon tukee Vantaan Energian dokumenttien hallintaa päivittäin, ja tiedonhallinnan asiantuntemus on sulautettu itse työkaluun.