Modernisoi asiakirjat brändi, asiakirjastandardi ja tekoäly huomioiden
Kameleon tehostaa tärkeiden asiakirjojen hallintaa, automatisoi asiakirjojen laatimista ja rikastaa ne metatiedoilla paremman hallittavuuden ja tekoälyn hyödyntämistä varten.
Ota täysi hyöty irti organisaationne
parhaista sisällöistä
YLLÄPITÄJÄT
Hyödynnä nykyiset asiakirjamallisi – ja tee niistä hallittavia
Tuo nykyiset asiakirjamallit helposti Kameleoniin ja järjestä ne selkeisiin kansioihin. Voit hyödyntää Kameleonin ominaisuuksia mallien muokkaamiseen – säästät aikaa ja pääset vähemmällä vaivalla.
Kameleon-asiakirja rakentuu kolmesta hallittavasta elementistä:
-
Brändi – hallitse visuaalinen ilme yhdestä paikasta ("layout templates"). Muokkaamme asettelun standardin mukaiseksi.
-
Metadata – lisää asiakirjoihin metatietorakenne, joka tukee tekoälyä, löydettävyyttä ja työnkulkuja.
-
Sisältö – tämä tulee teidän asiakirjojen mukana, ja sitä on helppo hallita sekä muokata
Nykyisten asiakirjojen modernisointi vaatii vain asiakirjan lisäämisen älykansioon, jossa on oletusasetukset valmiina.
Tuloksena ajantasaiset asiakirjamallit, joihin koko organisaatio voi luottaa.
YLLÄPITÄJÄT
Dynaaminen rakenne vähentää mallien määrää ja tehostaa hallintaa
Kameleonissa asiakirjamallit koostetaan sisältöelementeistä, mikä vähentää merkittävästi ylläpidettävien mallien määrää. Kun teet muutoksen yhteen kohtaan, kaikki samaa elementtiä käyttävät asiakirjat päivittyvät automaattisesti.
-
Lisää kaikkiin asiakirjoihin organisaation yleinen tietomalli (esim standardin mukainen), ja täydennä sitä tarvittaessa asiakirjakohtaisilla metatietomallilla.
-
Sama sisältö – eri ulkoasut. Konsernitasolla voidaan hyödyntää yhteisiä sisältöjä, mutta visuaalinen ilme (fontit, värit, logot) mukautetaan yhtiökohtaisesti
-
Helpompi kieliversioiden hallinta. Sisältöelementit voidaan hallita eri kielillä ilman erillisiä ulkoasumalleja
Tuloksena vähemmän mallipohjia ylläpidettäväksi, nopeammat päivitykset ja yhtenäinen tietomalli sekä viestintä eri yhtiöissä ja kieliversioissa.
YLLÄPITÄJÄT
Muokkaa asiakirjamalleja helposti suoraan Officessa
Kameleon Content Tool -apuohjelman avulla voit muokata asiakirjamalleja suoraan Word-, PowerPoint- ja Excel-tiedostoissa – tutulla tavalla, ilman IT-osaston apua.
-
Muokkaa asettelua ja brändielementtejä
-
Päivitä sisältöä, vakiofraaseja ja PowerPointin diagallerian dioja
-
Lisää tai muokkaa metatietoja – helposti ja rakenteisesti
Kun muokkaukset on tehty, julkaiset uuden version kolmella hiiren klikkauksella joko koko organisaatiolle tai rajatulle käyttäjäryhmälle.
Tuloksena nopea ja käyttäjälähtöinen asiakirjamallien hallinta – suoraan Microsoft Officessa, ilman erillisiä työkaluja tai teknistä osaamista.
LOPPUKÄYTTÄJÄT
Tee asiakirjojen laatimisesta helppoa
Organisaation tärkeät asiakirjat ovat helposti löydettävissä ja käytettävissä Kameleonin kautta suoraan tutuista Microsoft 365 -ohjelmista, kuten Wordista, PowerPointista, Excelistä ja Teamsista.
Kameleon varmistaa, että jokainen asiakirja on:
-
Brändin mukainen ja visuaalisesti yhtenäinen
-
Sisällöltään ajantasainen
-
Sisältää tarvittavat metatiedot
– ilman käyttäjän erillistä vaivannäköä.
-
Toistuvat toimenpiteet voidaan automatisoida, kuten lähetys allekirjoitukseen tai hyväksyntäprosessiin
Kameleon tekee asiakirjojen laatimisesta nopeaa, luotettavaa ja vaivatonta – organisaation jokaiselle käyttäjälle.
Tuloksena vähemmän virheitä, enemmän aikaa olennaiseen ja aina ajantasaiset dokumentit.
LOPPUKÄYTTÄJÄT
Räätälöi asiakirjat ja esitykset kohderyhmän mukaan
Kameleon tuo asiakirjoihin ja esityksiin valmiit fraasit, kuvat ja diat, jotka nopeuttavat työntekoa ja mahdollistavat sisällön tehokkaan räätälöinnin tilanteen mukaan.
-
Word-asiakirjoihin voidaan liittää valmiita vakiofraaseja valikoivasti – asiakirja muotoutuu kohderyhmän ja viestintätilanteen mukaan, ilman manuaalista muokkaamista
-
PowerPoint-esitykset kootaan diagalleriasta valmiista brändin mukaisista dioista – jokainen tilanne ei vaadi uutta esityspohjaa
-
Brändin mukaiset kuvat ja elementit lisätään suoraan Kameleonista – ei enää materiaalien etsimistä eri kanavista
Asiakirjaan on helppo linkittää metatietoa ulkoisesta lähteestä, jolloin tietoja ei tarvitse kopioida manuaalisesti ja työ nopeutuu.
Tuloksena nopeampi työnkulku, vaikuttavammat viestit ja vähemmän ylläpidettäviä mallipohjia.
Lataa tästä uuden standardin mukaiset Word -asiakirjamallit
Päivitä organisaationne perusasiakirjat standardin mukaisiksi
Asiakirjastandardi SFS 2487 uudistui vuonna 2024. Se ottaa nyt paremmin huomioon digitaalisten asiakirjojen vaatimukset, kuten esimerkiksi asiakirjan metatiedot ja saavutettavuuden. Lue uudesta standardista tarkemmin Document House sivulta tästä linkistä.
Tarvitsetteko apua Office -asiakirjamallien muokkaukseen ja päivittämiseen? Me autamme.
Kameleon tarjoaa asiantuntevaa ja tehokasta tukea asiakirjamallien muokkaukseen, päivittämiseen ja yhtenäistämiseen. Saatte meiltä apua mallien rakenteen, sisällön, brändin ja metatietojen hallintaan – nopeasti ja ilman raskaita käyttöönottoja. Katso tästä linkistä lisätietoa