Luotettavat asiakirjat
Hallittu prosessi
Yksi totuus materiaaleille. Oikea sisältö. Yhtenäinen brändi. Hallittu rakenne. Siellä, missä tiimi jo työskentelee — Microsoft 365:ssä.
Organisaatiosi parhaat sisällöt - hallitusti, toistettavasti, luotettavasti.
Tee parhaista asiakirjoista asiakirjamalli lataamalla ne Kameleoniin
Lataa nykyiset Microsoft -asiakirjat / asiakirjamallit Kameleoniin ja järjestä ne haluamallasi tavalla kansioihin.
Kameleon muuntaa ne malliksi. Organisaatio voi nyt käyttää niitä nyt suoraan Officesta.
Tuloksena ajantasaiset asiakirjamallit, joihin koko organisaatio voi luottaa.
Muokkaa asiakirjamalleja helposti suoraan Officessa
Kameleon Content Tool -apuohjelman avulla voit muokata asiakirjamalleja suoraan Word-, PowerPoint- ja Excel-tiedostoissa – tutulla tavalla, ilman IT-osaston apua.
-
Muokkaa asettelua ja brändielementtejä
-
Päivitä sisältöä, vakiofraaseja ja PowerPointin diagallerian dioja
-
Lisää tai muokkaa metatietoja – helposti ja rakenteisesti
Kun muokkaukset on tehty, julkaiset uuden version parilla hiiren klikkauksella joko koko organisaatiolle tai rajatulle käyttäjäryhmälle ilman IT osaston apua.
Tuloksena nopea ja käyttäjälähtöinen asiakirjamallien hallinta – suoraan Microsoft Officessa, ilman erillisiä työkaluja tai teknistä osaamista.
Hyödynnä ulkoasumalleja läpi organisaation
Asiakirjamallit voidaan koostetaa osista, mikä vähentää merkittävästi ylläpidettävien mallien määrää. Kun teet muutoksen ulkoasumalliin tai footeriin, kaikki samaa elementtiä käyttävät asiakirjat päivittyvät automaattisesti.
-
Sama sisältö – eri ulkoasut. Konsernitasolla voidaan hyödyntää yhteisiä sisältöjä, mutta visuaalinen ilme (fontit, värit, logot) mukautetaan yhtiökohtaisesti
-
Helpompi kieliversioiden hallinta. Sisältöelementit voidaan hallita eri kielillä ilman erillisiä ulkoasumalleja
-
Lisää asiakirjoihin organisaation tietomalli, keräät asiakirjalle tärkeätä metatietoa automaattisesti.
Tuloksena vähemmän mallipohjia ylläpidettäväksi, nopeammat päivitykset ja yhtenäinen tietomalli sekä viestintä eri yhtiöissä ja kieliversioissa.
Asiakirjojen laatiminen on helppoa!
Organisaation tärkeät asiakirjat ovat helposti löydettävissä ja käytettävissä Kameleonin kautta suoraan Wordista, PowerPointista, Excelistä ja Teamsista. Sieltä, missä työskentelet.
Kameleon personoi asiakirjat laatijan tiedoilla ilman erillistä muokkaamista.
Kameleon varmistaa myös, että asiakirja on:
-
Brändin mukainen ja visuaalisesti yhtenäinen
-
Sisällöltään ajantasainen
-
Sisältää tarvittavat metatiedot
– ilman käyttäjän erillistä vaivannäköä.
-
Toistuvat toimenpiteet voidaan automatisoida, kuten lähetys allekirjoitukseen tai hyväksyntäprosessiin
Kameleon tekee asiakirjojen laatimisesta nopeaa, luotettavaa ja vaivatonta – organisaation jokaiselle käyttäjälle.
Tuloksena vähemmän virheitä, enemmän aikaa olennaiseen ja aina ajantasaiset dokumentit.
Räätälöi asiakirjat ja esitykset kohderyhmän mukaan
Kameleon tuo asiakirjoihin ja esityksiin valmiit fraasit, kuvat ja diat, jotka nopeuttavat työntekoa ja mahdollistavat sisällön tehokkaan räätälöinnin tilanteen mukaan.
-
Word-asiakirjoihin voidaan liittää valmiita vakiofraaseja – asiakirja muotoutuu kohderyhmän ja viestintätilanteen mukaan, ilman manuaalista muokkaamista
-
PowerPoint-esitykset kootaan diagalleriasta valmiista brändin mukaisista dioista – jokainen tilanne ei vaadi uutta esityspohjaa
-
Brändin mukaiset kuvat ja elementit lisätään suoraan Kameleonista – ei enää materiaalien etsimistä eri kanavista
Asiakirjaan on helppo linkittää metatietoa ulkoisesta lähteestä, jolloin tietoja ei tarvitse kopioida manuaalisesti ja työ nopeutuu.
Tuloksena nopeampi työnkulku, vaikuttavammat viestit ja vähemmän ylläpidettäviä mallipohjia.
Lataa tästä uuden standardin mukaiset Word -asiakirjamallit
Asiakirjastandardi SFS 2487 uudistui vuonna 2024. Se ottaa nyt paremmin huomioon digitaalisten asiakirjojen vaatimukset, kuten esimerkiksi asiakirjan metatiedot ja saavutettavuuden. Lue uudesta standardista tarkemmin Document House sivulta tästä linkistä.
Tarvitsetteko apua Office -asiakirjamallien muokkaukseen ja päivittämiseen? Me autamme.
Kameleon tarjoaa asiantuntevaa ja tehokasta tukea asiakirjamallien muokkaukseen, päivittämiseen ja yhtenäistämiseen. Saatte meiltä apua mallien rakenteen, sisällön, brändin ja metatietojen hallintaan – nopeasti ja ilman raskaita käyttöönottoja. Katso tästä linkistä lisätietoa